Was bedeutet GoBD?

Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”

 

Die Finanzverwaltung hat in einem Schreiben Ihre Vorstellungen über die einheitlichen Regelungen zur Führung von Daten in elektronischer Form zusammengefasst.

 

Die GoBD betreffen sowohl alle Kleinunternehmen als auch alle Großunternehmen sowie Selbstständige! Es gibt keine Ausnahmen!

 

Es reicht  nicht aus, wenn der Steuerberater die Buchhaltung erstellt! Die Prozesse der vorgelagerten Buchhaltung wie Organisation des Belegeingangs sowie Rechnungsstellung fallen unter die GoBD – die Verantwortung für deren Einhaltung liegt beim Unternehmer.

  

Die GoBD sollen die Buchführung und Belegablage in Unternehmen transparent nachvollziehbar machen, beispielsweise bei einer Betriebsprüfung. Sie soll sicherstellen, dass die Dokumentenablage folgende sechs Kriterien erfüllt:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Richtigkeit
  • Unveränderbarkeit

 

 

Kann ich meine Rechnungen mit Word oder Excel erstellen?

Besser nicht oder anders gesagt: Es kommt darauf an!

 

Nach den GoBD sind alle Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Nach dem Grundsatz der Unveränderbarkeit darf bzw. kann eine Rechnung nicht nachträglich ohne eine entsprechende Dokumentation verändert werden.

 

Word und Excel werden in der Regel auf dem Computer abgelegt. Eine Veränderung ist demnach jederzeit möglich.

 

Achtung: Auch wenn die Excel-Datei in PDF-Format gespeichert wurde, besteht die Möglichkeit ein PDF-Dokument in einem nomralen EDV System nachträglich unprotokolliert zu ändern.

 

Wie schreibe ich meine Rechnungen GoBD sicher?

 

Hier gibt es verschiedene Alternativen:

  1. Verwenden Sie ein Fakturierungsprogramm das GoBD-Zertifiziert ist. Es gibt eine große Auswahl an Programmen, welche Sie entweder auf Ihrem PC installieren oder in der "Cloud" von überall benutzen können.
  2. Erwerben Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Damit können Sie Ihre elektronischen Dokumente datenbankgestützt Verwalten. Sämtliche Daten werden revisionssicher (d.h. jeder Veränderung an einem Dokument kann nachvollzogen werden) gespeichert. Die Kosten für ein DMS-System sind aber in aller Regel recht hoch!
  3. Die Rechnungsstellung wird mit Hilfe von Word und Excel vorgenommen. Nach dem Ausdruck wird aber die Dokumentenvorlage mit dem Inhalt der nächsten Rechnung überschrieben. Eine Speicherung erfolgt nicht. Dann ist die Papierrechnung wie gewohnt abzulegen. Bereits aus prozessökonomischen Gründen empfehlen wir diese Lösung nicht.

 

Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um Prozessbeschreibungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung und den damit zusammenhängenden Aufzeichnungen notwendig sind. Sie beschreibt beispielsweise, wie in Betrieben mit Belegen und Dokumenten umgegangen wird, zum Beispiel wie sie empfangen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und schließlich auch wieder vernichtet werden.

 

 

Was ist die Kleinunternehmer-Regel?

Als Kleinunternehmer gelten laut Umsatzsteuergesetz Unternehmen jeder Art, die vergleichsweise geringe Umsätze erzielen. Das bedeutet:

  • im Jahr der Gründung bzw. im vorangegangenen Kalenderjahr ein Gesamtumsatz von nicht mehr als 17.500 €

 

  • im laufenden Kalenderjahr ein Gesamtumsatz von nicht mehr als 50.000 €

 

Gründet man sein Unternehmen nicht zu Beginn sondern im Laufe eines Kalenderjahres, muss der voraussichtliche Umsatz auf das ganze Kalenderjahr hochgerechnet werden!

 

Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung gebraucht machen, dann zahlen Sie keine Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass Sie für Ihre Leistungen bzw. Verkäufe keine Umsatzsteuer abführen müssen. Allerdings wird auch die Umsatzsteuer aus Einkäufen (=Vorsteuer) nicht erstattet. Lästige bürokratische Anforderungen, wie Umsatzsteuervoranmeldungen, können Sie sich damit sparen.

Wir empfehlen zunächst einen Experten Ihre Entsscheidung prüfen zu lassen.

 

Welche Angaben sind auf einer Rechnung notwendig?

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der berechneten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungsausführung
  • Netto-Entgelt
  • Brutto-Entgelt
  • Höhe des Umsatzsteuersatzes
  • Umsatzsteuer
  • bei geleisteten Anzahlungen, den Zeitpunk der Zahlung
  • im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Kleinbetragsrechnungen sind alle Rechnungen, die nicht höher als 250 Euro brutto sind. Diese Rechnungen müssen nur folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Menge und Bezeichnung der Gegenstände oder der ausgeführten Dienstleistungen
  • Rechnungsbetrag in einer Summe, inkl. der UmsatzsteuerHöhe des angewendeten Steuersatzes
  • Rechnungsdatum
  • Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung

Bis wann muss eine Rechnung ausgestellt werden

Eine Rechnung müssen Sie nur ausstellen, wenn die Leistung an einen anderen Unternehmer gegangen ist. Dann haben Sie höchstens 6 Monate Zeit, eine Rechnung zu schreiben.

 

Ausnahme: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder steuerpflichtigen Werkleistungen muss eine Rechnung auch an Privatpersonen ausgestellt werden. Auch hier gilt eine Frist von 6 Monaten.

 

Geschenke an Geschäftsfreunde

Was ist die 1%-Regel?

Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt, übernimmt grundsätzlich die Firma die Kosten für das Fahrzeug. Der Arbeitnehmer senkt dadurch seine eigenen Kosten. Diese Ersparnis nennt am "geldwerter Vorteil" und ist nach dem Gesetz zu versteuern; zum Beispiel durch die 1%- Regel.

 

Bei der 1%-Regel wird aus Vereinfachnugsgründen der geldwerte Vorteil pauschal ermittelt. Basis ist der Bruttolistenneupreis im Jahr der Erstzulassung inkl. Sonderausstattung! Diese Bemessungsgrundlage hat nichts mit dem Kaufpreis des Firmenwagens gemein! Das Steuerrecht stellt auf die "Mondpreise" der Autohersteller ab!

 

Beispiel:

Bruttolistenpreis (brutto)                              30.000,00 €

Kaufpreis (brutto)                                         20.000,00 €

1% als geldwerter Vorteil (monatlich)                300,00 €

 

Zusätzlich ist noch ein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen für die Fahrten zu Arbeit nutzt. Hier werden pro Monat und Kilometer nochmals zusätzlich 0,03% vom Bruttolistenpreis fällig.

 

 

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